Organización de eventos en la ETSA

Entre los objetivos básicos de la Universidad de Sevilla se encuentra, por una parte, la creación, desarrollo, transmisión, difusión y crítica de la ciencia, la técnica, el arte y la cultura, promoviendo una visión integral del conocimiento; y de otro lado, el apoyo científico y técnico al desarrollo cultural, social, económico y territorial, con especial atención al de la Comunidad Autónoma de Andalucía.

En el desarrollo de estos objetivos en la Escuela Técnica Superior de Arquitectura se organizan diferentes eventos culturales en el entorno de la Arquitectura así como otros de diverso ámbito, que requieren de una regulación en cuanto a su procedimiento. Se establecen lazos de unión formalizados generalmente a través de convenios de colaboración con otras Universidades públicas y privadas, nacionales e internacionales, así como con organismos públicos y entidades privadas o empresariales para la celebración de eventos culturales que ayuden a la promoción del conocimiento.

Así mismo, la Universidad de Sevilla tiene capacidad para ceder el uso de sus locales e instalaciones a personas o entidades ajenas a la misma que unido a lo anterior requieren de un desarrollo que regulen estas actividades dentro del marco universitario.

Se define, al amparo de estos postulados, un proceso dentro de la gestión administrativa y de servicios desarrollada en la Escuela que tiene por objetivo prestar apoyo administrativo y de servicios en la organización de los eventos que acontecen en el Centro (exposiciones, conferencias…) de diverso ámbito cultural, científico, etc así como aquellas derivadas de otros eventos en los que no prime el carácter universitario pero que se enmarcan dentro de la capacidad de cesión de usos y locales que tiene la Universidad de Sevilla.

El inicio de este proceso se produce con la Solicitud de cesión de espacios  realizada por aquellos que puedieran estar dentro del ámbito personal en la celebración de convenios de colaboración (Universidades, organismos públicos, empresas…) y miembros de la comunidad universitaria, en la que se incluye una memoria guia descriptiva del desarrollo de la actividad solicitada, abarcando descripción de los recursos técnicos y humanos, ámbito espacial de desarrollo, medios de financiación, proyecto de montaje y desmontaje, etc. Esta documentación de inicio consta, además, del Pliego de condiciones particulares que recoje un marco normativo muy concreto. Preferentemente debe remitirse la solicitud a través del formulario de contacto de la en (http://contactoetsa.us.es/  apartado area temática "administración") con una antelación al inicio del evento de, al menos, 7 días hábiles.

Una vez estudiada la viabilidad de la solicitud y solventados todos los aspectos que debieran determinarse, se realizarán las reservas de los espacios que van a ser detinados al evento. Para el desarrollo de la organización, la Escuela de Arquitectura pondrá a disposición las instalaciones dotadas del equipamiento técnico correspondiente (mobiliario, equipo audiovisual, soporte de exposiciones, etc), así como del apoyo de recursos humanos concertados. La difusión previa del evento podrá tener lugar a través de los médios de comunicación que se determinen en su caso (listas de distribución de miembros de la comunidad universitaria, pantallas de información, publicación en la web de la Escuela, etc).

La culminación del proceso llega con la celebración del evento en las condiciones estipuladas (recogidas en la documentación anterior y establecidas por la Dirección de la Escuela Técnica Superior de Arquitectura). Esta celebración podrá verse acompañada de posterior difusión pública a través de la plataforma obiter si así se ha recogido.

SUBPROCESO DE CESIÓN DE ESPACIOS.

El proceso de cesión de espacios se inicia con la solicitud que puede tener su origen en la formalizada dentro del proceso a eventos culturales de forma directa o bien estar amparada dentro de un convenio de colaboración. La Universidad tiene plena capacidad para ceder sus instalaciones para cualquier fin siempre respetuoso con el marco legislativo europeo, nacional y autonómico.

Una vez analizada la disponibilidad del espacio solicitado se procederá de oficio a reservarse provisionalmente en el sistema interno de gestión de espacios de la Escuela. En caso de que el espacio solicitado no estuviera disponible, se le comunicará al solicitante para optar por otras alternativas de espacio o fechas.

Paralelamente a la realización de la reserva provisional se ejecuta el proceso de gestión económica de cesión de espacios, si de aquella se derivan ingresos a la Universidad.

Con la autorización de la cesión por parte de la Dirección de la Escuela y previa aceptación del prespuesto por el solicitante, se realiza la reserva definitiva del espacio, que se confirmará cuando sea realizado, en su caso, el ingreso del importe correspondiente por la cesión en la Universidad de Sevilla.

En el presupuesto económico se contemplarán todas las partidas correspondientes a la cesión que incluyen la tarifa establecida en por acuerdo del Consejo de Gobierno de la Universidad en función de las características del espacio solicitado, así como aquellos gastos adicionales que deban ser soportados por el solicitante, bien se trate de medios humanos o técnicos (personal, seguridad, limpieza, suministros, etc). La Universidad podrá exigir al solicitante la constitución de una fianza que garantice el pago de los gastos adicionales o cualquier desperfecto que pudiese producirse durante el uso de las instalaciones. La factura será emitida por el Servicio de Gestión Económica, a la cual habrá que añadir el I.V.A. que pueda corresponder en cada momento conforme a la legislación vigente, así como los gastos adicionales, en su caso, del apartado anterior.

SUBPROCESOS DE PUBLICIDAD WEB, PUBLICIDAD EN PANTALLAS DE INFORMACIÓN Y LISTAS DE DISTRUBICIÓN, GRABACIÓN Y PUBLICACIÓN EN LA PLATAFORMA OBITER.

Dentro del marco de colaboración correspondiente o el establecido en el presupuesto económico de la actividad se encuentra a disposición del solicitante los medios técnicos y humanos de comunicación que permiten la difusión previa del evento así como su posterior soporte documental en la plataforma obiter.

La publicación web del evento conlleva la inserción del anuncio de la realización del acto los apartados de noticias y agenda de la web de la Escuela Técnica Superior de Arquitectura.

La difusión previa del evento puede ser realizada a través de las listas de distribución de los miembros de la comunidad universitaria que abarcan a todos los colectivos de profesorado, estudiantes y personal de administración y servicios de la Escuela. El vehículo utilizado por estas listas es el correo electrónico. Así mismo, se encuentra a disposición las pantallas de información del vestíbulo de la Escuela para la presentación del evento.

La documentación gráfica facilitada por la Escuela de la celebración del evento podrá ser generada en formato audiovisual que podrán tener difusión a través de la plataforma obiter integrada dentro de la web de la Escuela y que permite el visionado en diferido del evento realizado. Así mismo, podrá formar parte de esta documentación la generada en formato fotográfico en función de la demanda.


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